معرفی انواع نرم افزارهای اداری – نرم افزارهای اداری، همانند نرم افزارهای سازمانی زیرمجموعه نرمافزارهای کاربردی محسوب میشوند و به خودکارسازی فعالیتهای کاری در حوزه خدمات اداری میپردازند.
اما در حالی که نرمافزار سازمانی ابزاری برای مدل‌سازی فعالیتهای سازمان و خودکارسازی کارکردهای واحدهای آن است، نرم افزارهای اداری تنها به اتوماسیون فعالیتها در حوزه خدمات اداری سازمان میپردازند. (در ادامه با انواع نرم افزار های اداری آشنا می شوید. زانیس دیجیتال)
از سوی دیگر از نرم افزارهای اداری می‌توان در تمامی سازمان‌ها استفاده کرد، اما نرم افزارهای سازمانی بیشتر در سازمان‌های بزرگ مانند کسب و کارها، مراکز آموزشی یا ادارات دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از نمونه نرمافزارهای سازمانی شامل نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، مدیریت ارتباط با مشتریان و هوش تجاری است. در ادامه به بررسی انواع نرم افزارهای اداری مرسوم می‌پردازیم.
نرم افزارهای اداری، همانند نرم افزارهای سازمانی زیرمجموعه نرمافزارهای کاربردی محسوب میشوند و به خودکارسازی فعالیتهای کاری در حوزه خدمات اداری میپردازند. اما در حالی که نرمافزار سازمانی ابزاری برای مدل‌سازی فعالیتهای سازمان و خودکارسازی کارکردهای واحدهای آن است، نرم افزارهای اداری تنها به اتوماسیون فعالیتها در حوزه خدمات اداری سازمان میپردازند.
از سوی دیگر از نرم افزارهای اداری می‌توان در تمامی سازمان‌ها استفاده کرد، اما نرم افزارهای سازمانی بیشتر در سازمان‌های بزرگ مانند کسب و کارها، مراکز آموزشی یا ادارات دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از نمونه نرمافزارهای سازمانی شامل نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، مدیریت ارتباط با مشتریان و هوش تجاری است. در ادامه به بررسی انواع نرم افزارهای اداری مرسوم می‌پردازیم.
مرسوم ترین نرمافزارهای اداری
نرم افزارهای اداری انواع مختلفی دارند و معمولا هم به صورت تکی و هم در مجموعه نرم افزارهای اداری (Office Suit) عرضه میشوند.
هر چند مجموعه نرم افزارهای اداری با یکدیگر متفاوت بوده و شامل نرم افزارهای متفاوتی هستند، اما در اغلب موارد، نرم افزارهای زیر در تمامی آنها وجود دارند. در غیر این صورت، شما باید آنها را جداگانه خریداری یا دانلود کنید.
فهرست زیر به شما کمک می‌کند درک درستی از آنچه باید به دنبال آن بگردید داشته باشید:
نرم افزار Word مایکروسافت
نرم افزارهای واژه پرداز
این نوع نرمافزار، محبوب‌ترین و اصلی‌ترین ابزار در اکثر مجموعه نرم افزارهای اداری است. “واژه پردازی” عمل تایپ، ویرایش و چاپ اطلاعات متنی/گرافیکی با استفاده از یک واژه پرداز است.
در گذشته تایپ نوشته‌ها به صورت مکانیکی و با استفاده از ماشین تحریر انجام می‌شد. اما در حال حاضر تقریباً همه افراد پردازش متن را از طریق رایانه‌ها و به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند.
بزرگترین مزیت این تغییر، ایجاد سریع و آسان اسناد بدون خطا به لطف قابلیت بازنویسی است.
یک واژه‌پرداز (Word Processor) دیجیتالی قادر به ایجاد اسنادی است که می‌توان آنها را برای تغییر در آینده ذخیره کرد و از هر رایانه دیگری با استفاده از همان واژه پرداز به آنها دسترسی داشت. از معروف‌ترین نمونه‌های این نوع نرم افزارها می‌توان به Word مایکروسافت و Google Docs اشاره کرد.
البته یک واژه پرداز را نباید با یک ویرایشگر متن اشتباه بگیرید. ویرایشگر متن تنها به شما اجازه ویرایش و ایجاد اسناد متنی ساده را می‌دهد. اما واژه‌پردازها معمولاً دارای ویژگی‌هایی مانند محافظت از فایل‌ها با رمز عبور، ردیابی تغییرات آنها و توانایی بررسی صحت دستور زبان هستند.
به عنوان نمونه نرمافزار Word مایکروسافت به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات و متن اسناد خود را به صورت دیجیتالی بنویسید، ویرایش کنید، ساختار بدهید یا به هر شکل دیگری دستکاری کنید. شما سپس می‌توانید این نوشته‌ها را چاپ کرده یا به صورت الکترونیکی با فرمت‌های مختلفی ذخیره کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید.
نرم افزار Excel مایکروسافت
نرم افزارهای صفحه گسترده
این نوع نرمافزار، داده‌های عددی و متنی را سازماندهی کرده و مانند یک ماشین حساب عمل می‌کند.
نرمافزار صفحه گسترده، از نظر فنی، جدولی از مقادیر است که در ردیف‌ها و ستون‌ها مرتب شده‌اند و هر مقدار امکان ارتباط از پیش تعریف‌شده با مقادیر دیگر را دارد. از این لحاظ، این نرم افزارها صفحات گسترده فیزیکی را شبیه‌سازی می‌کنند.
از نمونه نرم افزارهای پرکاربرد صفحه‌گسترده، نرم افزارهای Google Sheets و Excel مایکروسافت هستند. به عنوان نمونه در نرمافزار Excel شما می‌توانید مقادیر مختلف داده ها را در سلول‌ها و در تقاطع ستون‌ها و ردیف‌ها قرار دهید و از آنها برای انجام محاسبات مختلف استفاده کنید.
در حالی که تعدادی از این محاسبات از پیش تعریف شده هستند، نرمافزار Excel به شما اجازه می‌دهد از فرمول‌های اختصاصی خود نیز برای انجام محاسبات مختلف مالی و ریاضی استفاده کنید. از دیگر قابلیت‌های این نرمافزار امکان تبدیل داده‌ها به انواع نمودارهای مختلف است.
نرم افزار PowerPoint مایکروسافت
نرم افزارهای ارائه مطلب / نمایش اسلاید
نرم افزارهای ارائه مطلب یا Presentation مانند PowerPoint مایکروسافت و Apple Keynote، بخشی جدایی‌ناپذیر از هر کسب و کار بوده و به شما امکان می‌دهند مجموعه‌ای از قاب‌های تصویری را بسازید و آنها را به صورت متوالی نمایش دهید.
این قاب‌ها می‌توانند مخلوطی از کلمات و تصاویر باشند و به بازگو کردن یک داستان، انجام یک سخنرانی و … کمک می‌کنند. به عنوان نمونه با استفاده از نرمافزار PowerPoint، شما به راحتی می‌توانید یک ارائه تصویری با استفاده از نمودارها، تصاویر گرافیکی، انیمیشن‌ها و فایل‌های چند رسانه‌ای ایجاد کرده و برای انتقال ایده مورد نظر خود از آنها استفاده کنید.
این ارائه تصویری نهایی هم می‌تواند به صورت حضوری توسط یک پروژکتور و هم به صورت آنلاین در مرورگرهای وب نمایش داده شود.
نرم افزار Outlook مایکروسافت
نرم افزارهای ایمیل، مدیریت مخاطبان و تقویم
این نوع نرم افزارها به ایمیل کاربر دسترسی دارند، آن را مدیریت می‌کنند و اغلب شامل یک تقویم زمان‌بندی و سیستم مدیریت مخاطبان نیز هستند. از نمونه این ابزارها می‌توان به نرمافزار Outlook مایکروسافت اشاره کرد.
این نرمافزار با داشتن قابلیت ادغام با سایر نرم افزارهای اداری مانند اتوماسیون اداری، یکپارچگی میان نرم افزارهای مورد استفاده سازمان شما را بیشتر کرده و به کاربران اجازه می‌دهد تا گردش کار خود را مستقیما از طریق ایمیل پیگیری کنند.
نرم افزار SQL Server مایکروسافت
نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده
این نرم افزارها، مانند SQL Server مایکروسافت و MySQL، داده‌ها را بسیار دقیق و به صورت دسته‌بندی شده ذخیره می‌کنند. این ابزارها، پایگاه داده رابطه‌ای نیز نامیده میشوند، زیرا شما همواره می‌توانید به هر یک از قسمت‌های داده‌ها دسترسی یافته و از آنها گزارش بگیرید.
از نمونه‌های پرکاربرد نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده می‌توان به نرمافزار SQL Server مایکروسافت اشاره کرد که با استفاده از جداول، مکانیزمی سازمان یافته برای ذخیره‌سازی، مدیریت و بازیابی اطلاعات ارائه می‌دهد و استفاده از آن روشی قدرتمند برای سازماندهی اطلاعات است. کاربرد اصلی این نرمافزار برای ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات و ارائه آن به سایر برنامه‌ها می‌باشد.
از جمله ویژگی‌های برتر این نرمافزار نیز نداشتن محدودیت از لحاظ حجم و تعداد رکوردها، استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی و عرضه شدن در نسخه‌های متعدد و متناسب با نیاز کاربران مختلف است.
نرم افزار Publisher مایکروسافت
نرم افزارهای نشر الکترونیکی
نرم افزارهای نشر الکترونیکی، مانند Adobe InDesign و Microsoft Publisher ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند تا بسیاری از فرآیندهای اساسی نشر مانند حروف‌چینی، صفحه‌بندی، طراحی و چاپ را با استفاده از یک رایانه و دستگاه‌های جانبی آن مانند نمایشگر، چاپگر و … انجام دهید.
این ابزارها در ابتدا تقریباً به طور انحصاری برای انتشارات چاپی مورد استفاده قرار می‌گرفتند، اما اکنون برای ساخت انواع مختلف محتوای آنلاین نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند. کیفیت حروف‌چینی نرمافزار نشر الکترونیکی از تایپوگرافی و چاپ سنتی بیشتر بوده و ابزار اصلی حروف‌چینی دیجیتال است.
به عنوان نمونه، نرمافزار Publisher مایکروسافت قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به واژه‌پردازها داشته و امکانات گرافیکی بالا و قابلیت‌های چیدمان زیادی برای تولید و ویرایش تصاویر و اسناد در اختیار شما می‌گذارد. این ابزار به افراد، کسب‌وکارها و سایر سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا محتوای بسیار متنوعی از منوها گرفته تا مجلات و کتاب‌ها را بدون هزینه چاپ، منتشر کنند.
نرم افزار Adobe Photoshop
نرم افزارهای طراحی و گرافیک
این دسته از نرم افزارها ابزارهایی هستند که طراحان و گرافیست‌ها از آنها همراه با ماوس، صفحه کلید یا قلم دیجیتال، برای ساخت طرح‌ها و آثار نمایشی خود استفاده می‌کنند.
نرم افزارهای طراحی و گرافیک، ویرایش تصاویر را یا به صورت دیجیتال و بر اساس پیکسل‌ها انجام می‌دهند مانند نرمافزار Adobe Photoshop و یا برای انجام این‌کار از یک رویکرد ریاضی و مختصات هندسی، مانند نرمافزار Corel Draw استفاده می‌کنند.
شناخته‌شده‌ترین نرمافزار طراحی را می‌توان نرمافزار فتوشاپ دانست که مورد استفاده بسیاری از طراحان، گرافیست‌ها، انیماتورها، عکاسان، چاپخانه‌ها، مجلات، روزنامه‌ها و شرکت‌های تبلیغاتی قرار می‌گیرد.
نرم افزارهای ویرایشگر فرمول ها و معادلات ریاضی
این نرمافزارها معمولاً افزونه‌های کوچکی در نرم‌افزار‌هایی مانند Word یا OneNote هستند که به کاربران اجازه می‌دهند فرمول‌های ریاضی را به صورت متنی و با تأکید بر ارتباط منطقی ریاضی آنها بنویسند. البته نسخه‌های جدیدتر این نرم افزارها قادر به محاسبه این فرمول‌ها نیز هستند.
نرم افزارهای کار گروهی
امروزه مشارکت در سازمان عمدتاً مبتنی بر فناوری انجام میشود. نرم افزارهای گروهی یا نرمافزارهای مشارکت‌گرا، افراد را قادر می‌سازند از هر مکانی و تقریباً از هر دستگاهی، ارتباط با یکدیگر را حفظ کرده و روی پروژه های مشترک کار کنند. اصطلاح نرمافزار گروهی یک اصطلاح کلی برای طیف گسترده‌ای از محصولات است، زیرا از نظر فنی هر نرم افزاری که به ارتباط، گردهمایی یا هماهنگی افراد کمک می‌کند، می‌تواند نرمافزار گروهی نامیده شود.
نرم افزارهای گروهی مانند Trello و Asana معمولاً کاربردهای متنوعی از ایمیل گرفته تا اتاق‌های بحث و گفتگو، مدیریت اسناد، مدیریت پروژه، شبکه داخلی، ابزارهای گردش کار و حتی پیام‌رسان‌های فوری را شامل میشوند. از بارزترین نمونه‌های این نوع نرمافزارها نیز سیستم‌های اتوماسیون اداری است.
نرم افزار برنامه‌ریزی شخصی ToDoist
نرم افزارهای برنامه‌ریزی شخصی و نرم افزارهای یادداشت برداری
نرمافزارهای برنامه‌ریزی شخصی مانند ToDoist، نوعی نرمافزار کاربردی محسوب میشوند که به عنوان یک ابزار سازمان‌دهنده عمل کرده و هدف آنها تسهیل ثبت، ردیابی و مدیریت انواع خاصی از “اطلاعات شخصی” است. این اطلاعات می‌تواند شامل اطلاعات مخاطبان، تاریخ‌های مهم، یادآوری‌ها، قرار ملاقات‌ها، جلسات، برنامه‌های سفر، اسناد شخصی، لیست‌های شخصی، رمزهای عبور، فایل‌های شخصی، خاطرات و سایر یادداشت‌های شخصی باشد.
نرم افزار Microsoft Project
نرم افزارهای مدیریت پروژه
برخلاف ابزارهای مدیریت شخصی، نرم افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای سازماندهی پروژه‌هایی با مقیاس بزرگ هستند که افراد زیادی را درگیر می‌کنند. از نمونه‌های آنها می‌توان به نرمافزار Microsoft Project اشاره کرد که ظرفیت کمک به برنامه‌ریزی و مدیریت منابع را دارد. این نرمافزار می‌تواند علاوه بر مدیریت و برنامه‌ریزی منابع، امور مربوط به زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ایجاد ارتباط میان اعضای تیم پروژه، مدیریت کیفیت، مدیریت زمان و مدیریت مستندات پروژه را نیز انجام دهند.
نرم افزار Microsoft Vizio
نرم افزارهای نمودارسازی
این نوع نرم افزارها به عنوان نوعی ابزار ترسیم و طراحی، به کاربران اجازه می‌دهند خطوط و اشکالی را برای به تصویر کشیدن نمودارهای معماری، چارت‌های سازمانی، فلوچارت‌ها و سایر مدل‌های بصری ایجاد کنند.
از نمونه‌های پرکاربرد این ابزارها، نرمافزار Microsoft Vizio است که برای طراحی انواع دیاگرام‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بدون دیدگاه